Teklif; fiyat, kapsam, süre ve taahhüt içerir. Buna rağmen çoğu şirkette teklifler bir Word şablonundan kopyalanarak hazırlanır. Eski bir teklifin üzerine yazılırken bir madde unutulur, iskonto yetkisi aşılır ya da güncel olmayan bir fiyat gönderilir. Teklif ve sipariş yönetimi yazılımı, bu riski süreç disipliniyle ortadan kaldırır.
Sistemde teklif, güncel fiyat listesinden ve tanımlı ürün kataloğundan oluşturulur. İskonto, temsilcinin yetkisini aşıyorsa teklif otomatik olarak yöneticinin onayına düşer. Her revizyon yeni bir sürüm olarak saklanır; müşteriye hangi sürümün gittiği ve kim tarafından onaylandığı her zaman bellidir.
Müşteri teklifi dijital olarak onayladığında süreç durmaz; teklif otomatik olarak siparişe dönüşür, ERP'ye aktarılır ve üretim veya sevkiyat süreci başlar. Böylece satış ile operasyon arasındaki en sık kopan halka bağlanmış olur.